Transformasi Organisasi: Ponpes Nurul Jadid Tirukan Model Ex Officio Pemerintah Daerah

Pengurus Ponpes Nurul Jadid saat studi tiru ke Pemkab Probolinggo

Probolinggo, Indonara - Pengurus Pondok Pesantren (Ponpes) Nurul Jadid terus mendorong peningkatan efektivitas dan efisiensi kegiatan di lingkungan pesantren. Salah satu langkah strategis yang ditempuh adalah melalui studi tiru ke Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Probolinggo, Jawa Timur, pada Senin (23/6/2025).

Kunjungan tersebut difokuskan pada pembelajaran sistem keorganisasian, terutama dalam hal pelaksanaan tugas secara ex officio. Ponpes yang berada di ujung timur Kabupaten Probolinggo ini ingin mengadopsi sistem organisasi yang lebih efisien dalam menangani kegiatan internalnya.

Secara kelembagaan, ex officio merujuk pada jabatan dalam suatu organisasi yang dipegang secara otomatis oleh seseorang karena posisi atau jabatan lain yang ia emban, bukan karena hasil pemilihan atau penunjukan langsung.

Sekretaris Ponpes Nurul Jadid, H. Thohiruddin, yang memimpin langsung rombongan mengatakan bahwa kunjungan ini bertujuan mempelajari penataan organisasi dari Pemkab Probolinggo. Fokus utamanya adalah bagaimana pelaksanaan tugas ex officio dapat diterapkan secara optimal.

"Kami ingin membangun sistem organisasi yang efisien dan berkelanjutan, sehingga tugas-tugas kegiatan tidak dibebankan kepada panitia ad hoc. Tetapi menjadi bagian dari struktur kerja tetap para pengurus," katanya.

Menurutnya, langkah ini selaras dengan rencana pesantren untuk meninggalkan pola lama dalam menunjuk panitia kegiatan. Harapannya, pelaksanaan kegiatan langsung melekat pada struktur pengurus yang ada, sesuai tugas pokok dan fungsi masing-masing.

Studi tiru ini diharapkan menjadi momentum penting dalam membenahi tata kelola organisasi pesantren agar lebih sistematis dan profesional.

Sementara itu, Kepala Bagian Keorganisasian Sekretariat Daerah Kabupaten Probolinggo, Sholehudin Hamid, mengaku merasa terhormat atas kunjungan dari Ponpes Nurul Jadid. Ia juga mengapresiasi semangat pihak pesantren dalam menyerap sistem kelembagaan yang diterapkan di lingkungan pemerintah daerah.

"Ini adalah bentuk sinergi yang luar biasa. Kami sangat terbuka untuk berbagi pengalaman terkait struktur organisasi dan tupoksi yang diterapkan di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Probolinggo," ungkap Sholehudin.

Dalam studi yang berlangsung dari pagi hingga siang hari tersebut, tim dari Ponpes Nurul Jadid menaruh perhatian besar pada aspek struktur organisasi, pembagian tugas, mekanisme koordinasi, prosedur pelaporan, hingga identifikasi kendala dan solusi dalam pelaksanaan tugas ex officio.

Metode yang digunakan selama kunjungan antara lain observasi langsung, wawancara, pengumpulan dokumen, serta diskusi intensif dengan pihak terkait di Pemkab Probolinggo.

Tim berharap hasil studi ini dapat dirumuskan dalam sebuah laporan yang menggambarkan sistem organisasi efektif sekaligus menghasilkan rekomendasi perbaikan yang relevan bagi lingkungan pesantren.

Laporan tersebut nantinya juga akan menjadi landasan penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) pelaksanaan ex officio di Ponpes Nurul Jadid, sebagai langkah strategis menuju sistem organisasi yang lebih modern, tertata, dan profesional.